Search for:

Elke freelancer of KMO heeft verschillende facturen en onkosten die elk kwartaal ingeboekt moeten worden.

Voor mijn kantoor in webdesign en digitale marketing vond ik de administratie en boekhouding altijd één van de bottlenecks van mijn bedrijf.

Er zijn verschillende facetten aan de boekhouding van een KMO (eenmanszaak, ComV of BV) die belangrijk zijn en bijna dagelijks terugkeren:

  1. Je moet facturen opmaken.
  2. Je moet onkosten bijhouden.
  3. Elk kwartaal bezorg je facturen en onkosten aan de boekhouder, die de BTW-aangifte doet.
  4. Je wil duidelijke inzichten te krijgen in de geboekte cijfers: financiële rapportering, historische inzichten, enzovoort.

Voor puntje 2 en 3 zijn amper optimalisaties meer mogelijk. Onkosten hou je bij door bonnetjes ofwel te bewaren in een map ofwel ze in te scannen. De kwartaalaangifte is ook een facet dat niet efficiënter kan dan het al is.

Puntje 1 en puntje 4 zijn echter domeinen waar – in mijn geval – nog zeer veel optimalisaties mogelijk waren met betrekking tot efficiëntie en schaalbaarheid.

Bye bye, Excel en Word (for now)

Om mijn zaak te doen groeien, is een basisvoorwaarde dat de facturatie gemakkelijk mee kan schalen. De situatie tot voor kort was dat ik qua overzichtelijkheid en structuur aan mijn limieten was gekomen in mijn vorige systeem met Word en Excel. Het risico op fouten was te groot geworden om nog verder te werken met de tools die ik had.

Ik zocht al een tijdlang naar een degelijk alternatief. Ik was ‘in market’ voor facturatiesoftware, zo zou Google mij segmenteren in een SEA-campagne.

Bij bijna alle platformen stootte ik op verschillende limieten waardoor ik eigenlijk nooit echt vond wat ik als freelancer en kleine KMO écht nodig had.

Da’s ook één van de redenen waarom ik dit artikel nu schrijf, om helderheid te scheppen in een complex doolhof als facturatiesoftware voor freelancers en KMO’s.

Facturatie via Excel en Word

Facturatiesoftware: waarom?

Er waren meerdere redenen waarom ik een nieuw facturatiesysteem heel belangrijk vond. Ten eerste: Excel vaarwel zeggen betekent ook vaarwel zeggen aan onoverzichtelijke bestandslijsten en mapstructuren. Excel op het niveau waar ik er vroeger mee werkte, was simpelweg ontoereikend voor schaalbaarheid. Wellicht bestaan er specifieke omwegen om Excel toch meer schaalbaar te kunnen benutten, maar ik heb ze niet gevonden.

Het doel van mijn bedrijf is om te groeien. Je groeit of je gaat achteruit; een tussenweg bestaat er niet echt. De schaalbaarheid van de facturatie is een héél belangrijke factor want je wil zo veel mogelijk facturen kunnen verwerken op zo weinig mogelijk tijd. Een bedrijf is maar zo schaalbaar als zijn logste luik – dus het administratieve luik moet groei aankunnen.

Een derde belangrijk criterium om te kiezen voor facturatiesoftware is de mogelijkheid om recurrent te factureren. Zelfs al heb je geen diensten die recurrent gefactureerd worden, is het nuttig om een facturatiesysteem te hebben dat beschikt over de mogelijkheid om hier ooit mee te starten.

Tot slot vond ik timetracking een belangrijk onderdeel dat ik zocht in facturatiesoftware. Hierbij kunnen uren geregistreerd worden en al dan niet gefactureerd worden. Zelfs al worden ze niet gefactureerd, is het een prima manier om bij te houden hoeveel tijd je steekt in sommige klanten of projecten. In mijn geval werk ik momenteel enkel modulair en alomvattend; niet volgens het principe van uurtje factuurtje. Toch vind ik het nuttig dat de mogelijkheid wel bestaat.

Concreet startte ik mijn zoektocht naar facturatiesoftware met deze criteria:

  • Het moet betaalbaar zijn;
  • Het moet leuk en intuïtief zijn om mee te werken;
  • Klanten moeten zelf kunnen inloggen om hun factuur te bekijken;
  • De facturen en herinneringen worden automatisch uitgestuurd via e-mail;
  • Recurrent factureren is mogelijk;
  • In één oogopslag kan je facturatiehistoriek en kostenhistoriek bekijken;
  • Er is een timetrackingmodule aanwezig die gekoppeld kan worden aan klanten, projecten en facturen.
  • De afhankelijkheid blijft beperkt: ik wil gemakkelijk kunnen veranderen naar een andere oplossing als ik dit ooit zou willen doen.

Zoektocht naar de juiste facturatiesoftware

Er bestaan uiteraard heel veel verschillende aanbieders van facturatiesoftware. Hieronder maak ik een oplijsting van relevante SaaS-bedrijven met focus op facturatie.

Op enkele uitzonderingen na maken zij allemaal gebruik van een maandelijks abonnement waarbij je elke maand een bepaald bedrag betaalt voor de service.

Ben ik er eentje vergeten, mail mij dan gerust op info@varamedia.be en ik voeg hem toe.

Waarom het kiezen van facturatiesoftware zo moeilijk is (door de sterke verwevenheid met je bedrijf)

Bij al deze platformen, die ik in detail analyseerde, maakte ik me deze bedenkingen:

  1. Gelijk welke keuze ik maak, de omschakeling is redelijk ingrijpend omdat facturatiesoftware sterk verweven is met het bedrijf.
  2. Er ontstaat een afhankelijkheid en path dependency (je maakt een keuze voor een lange tijd).
  3. Mijn data staat op servers van de aanbieders. Dat geeft mij een gevoel van afhankelijkheid. Het is daarom extra belangrijk om een hoog vertrouwen te hebben in de levensduur van het platform. Bovendien moet je erop rekenen dat zij hun beveiliging op orde hebben.
  4. De prijzen van de facturatiesoftware-aanbieders kunnen in de toekomst nog stijgen of wijzigen.
  5. Elk facturatieplatform heeft beperkingen, hoe goed of gerenommeerd het ook is. Soms zijn het kleine dingetjes, maar fricties tussen je verwachtingen en wat je echt krijgt zullen er altijd zijn.
  6. Sommige platformen bieden functies aan die ik helemaal niet nodig heb voor mijn KMO. Dit verhoogt de complexiteit en verlaagt ook toegevoegde waarde versus het abonnementsgeld.

Digitale boekhoudpakketten die facturatiesoftware aanbieden

Boekhoudkundige platformen als Exact, Yuki of Octopus bieden ook facturatiemodules. In hun core zijn dit echter boekhoudplatformen en budgettair zitten zij ook in een hogere schaal. Daarom heb ik deze nooit overwogen. Ik polste wel bij mijn eigen boekhoudkantoor wat zij vonden van een Yuki of een Octopus. Hier kreeg ik te horen dat het digitaal boekhouden nog in zijn kinderschoenen staat op bepaalde vlakken, dus dat het momenteel nog niet zonder risico’s op bugs en issues is om over te schakelen naar een volledig digitale boekhouding.

Het resultaat van mijn zoektocht: ik koos met FusionInvoice bewust voor ‘self hosted’ facturatiesoftware

De facturatiesoftware waarmee ik uiteindelijk aan de slag ben gegaan (na het aanmaken van testaccounts op verschillende platformen) is FusionInvoice. Dit om verschillende redenen.

“Say hello to freedom”: de tagline van FusionInvoice. Je installeert de software op je eigen server en het is écht van jou. Je kan hem zelfs whitelabelen.

Ik heb deze keuze heel bewust gemaakt om verschillende redenen. De grootste troef was dat FusionInvoice self hosted is: je downloadt software die je zelf op een subdomein installeert.

Alle voordelen van FusionInvoice op een rij:

  • FusionInvoice biedt deze belangrijke functies: facturen aanmaken, kosten registreren, uitgebreide financiële rapportages genereren, klanten kunnen zelf een gebruikersnaam en wachtwoord krijgen (om hun facturen te bekijken), timetracking module, recurrent factureren, online betaling via Paypal of Mollie mogelijk, automatische e-mails voor nieuwe facturen en overschreden betaaltermijnen. En nog véél meer functies.
  • Het is self hosted: je kan het op je eigen servers installeren, bijvoorbeeld als subdomein van je hoofddomein. Bijvoorbeeld: finance.mijnbedrijf.be. Het is jouw eigendom: niemand kan je ooit ‘gijzelen’ door bijvoorbeeld prijzen te verhogen, of bepaalde functies te veranderen. Het staat op je eigen server, en het is helemaal van jou.
  • De gebruikersinterface van FusionInvoice is simpelweg geweldig. Heel overzichtelijk, mooie kleuren en heel duidelijke dashboards. Bovendien kan je het whitelabelen met je eigen merknaam, zodat dit een extra professionele indruk geeft naar je klanten toe (als zij op het platform inloggen met hun inloggegevens).
  • Het is open source software: een open community van techneuten werkt voortdurend aan verbeteringen. Er zit geen zware commerciële logica achter. Hierdoor voelt FusionInvoice aan als een gigantische meerwaarde in verhouding tot de investering.
  • FusionInvoice is ook beschikbaar in het Nederlands. Hoewel ik vlot Engels ken, vind ik het toch aangenaam om een dashboard en interface in het Nederlands te hebben.
  • Je betaalt éénmalig een kleine 100 dollar en er is ondersteuning beschikbaar (ik heb dit getest en het supportteam van FusionInvoice antwoordt heel snel en uitgebreid). Eénmalig 100 dollar is een schamel bedrag vergeleken met wat je in ruil krijgt.
  • De installatie is redelijk eenvoudig voor wie ervaring heeft met hosting op basis van cpanel. Geen ervaring hiermee? Contacteer mij of reageer onderaan dit bericht. Ik antwoord je graag via e-mail of ik voeg onderaan dit bericht nog het stappenplan toe hoe FusionInvoice kan geïnstalleerd worden.
Facturatiesoftware Varamedia
Screenshot van mijn nieuwe facturatiesoftware interface.

Conclusie: het loont om te kiezen om een goede facturatiesoftware te nemen. Je kan er je bedrijf gemakkelijker mee scalen. Hoe eenvoudiger facturen en onkosten kunnen worden bijgehouden, hoe meer schaalbaar het bedrijf wordt. Immers: je hebt maar 24 uur op een dag. De kunst van het ondernemen is zoveel mogelijk tijd reserveren voor het echte ondernemen. En administratie en facturatie: dat wil je zo efficiënt mogelijk kunnen organiseren.

Write A Comment