Search for:

Laatste update: 28/05/2021

Elke freelancer of KMO heeft verschillende facturen en onkosten die elk kwartaal ingeboekt moeten worden.

Voor mijn kantoor in webdesign en digitale marketing vond ik de administratie en boekhouding altijd één van de bottlenecks van mijn bedrijf.

Er zijn verschillende facetten aan de boekhouding van een KMO (eenmanszaak, ComV of BV) die belangrijk zijn en bijna dagelijks terugkeren:

  1. Je moet facturen opmaken.
  2. Je moet onkosten bijhouden.
  3. Elk kwartaal bezorg je facturen en onkosten aan de boekhouder, die de BTW-aangifte doet.
  4. Je wil duidelijke inzichten te krijgen in de geboekte cijfers: financiële rapportering, historische inzichten, enzovoort.

Voor puntje 2 en 3 zijn amper optimalisaties meer mogelijk. Onkosten hou je bij door bonnetjes ofwel te bewaren in een map ofwel ze in te scannen. De kwartaalaangifte is ook een facet dat niet efficiënter kan dan het al is.

Puntje 1 en puntje 4 zijn echter domeinen waar – in mijn geval – nog zeer veel optimalisaties mogelijk waren met betrekking tot efficiëntie en schaalbaarheid.

Bye bye, Excel en Word (for now)

Om mijn zaak te doen groeien, is een basisvoorwaarde dat de facturatie gemakkelijk mee kan schalen. De situatie tot voor kort was dat ik qua overzichtelijkheid en structuur aan mijn limieten was gekomen in mijn vorige systeem met Word en Excel. Het risico op fouten was te groot geworden om nog verder te werken met de tools die ik had.

Ik zocht al een tijdlang naar een degelijk alternatief. Ik was ‘in market’ voor facturatiesoftware, zo zou Google mij segmenteren in een SEA-campagne.

Bij bijna alle platformen stootte ik op verschillende limieten waardoor ik eigenlijk nooit echt vond wat ik als freelancer en kleine KMO écht nodig had.

Da’s ook één van de redenen waarom ik dit artikel nu schrijf, om helderheid te scheppen in een complex doolhof als facturatiesoftware voor freelancers en KMO’s.

Facturatie via Excel en Word

Facturatiesoftware: waarom?

Er waren meerdere redenen waarom ik een nieuw facturatiesysteem heel belangrijk vond. Ten eerste: Excel vaarwel zeggen betekent ook vaarwel zeggen aan onoverzichtelijke bestandslijsten en mapstructuren. Excel op het niveau waar ik er vroeger mee werkte, was simpelweg ontoereikend voor schaalbaarheid. Wellicht bestaan er specifieke omwegen om Excel toch meer schaalbaar te kunnen benutten, maar ik heb ze niet gevonden.

Het doel van mijn bedrijf is om te groeien. Je groeit of je gaat achteruit; een tussenweg bestaat er niet echt. De schaalbaarheid van de facturatie is een héél belangrijke factor want je wil zo veel mogelijk facturen kunnen verwerken op zo weinig mogelijk tijd. Een bedrijf is maar zo schaalbaar als zijn logste luik – dus het administratieve luik moet groei aankunnen.

Een derde belangrijk criterium om te kiezen voor facturatiesoftware is de mogelijkheid om recurrent te factureren. Zelfs al heb je geen diensten die recurrent gefactureerd worden, is het nuttig om een facturatiesysteem te hebben dat beschikt over de mogelijkheid om hier ooit mee te starten.

Tot slot vond ik timetracking een belangrijk onderdeel dat ik zocht in facturatiesoftware. Hierbij kunnen uren geregistreerd worden en al dan niet gefactureerd worden. Zelfs al worden ze niet gefactureerd, is het een prima manier om bij te houden hoeveel tijd je steekt in sommige klanten of projecten. In mijn geval werk ik momenteel enkel modulair en alomvattend; niet volgens het principe van uurtje factuurtje. Toch vind ik het nuttig dat de mogelijkheid wel bestaat.

Concreet startte ik mijn zoektocht naar facturatiesoftware met deze criteria:

  • Het moet betaalbaar zijn;
  • Het moet leuk en intuïtief zijn om mee te werken;
  • Klanten moeten zelf kunnen inloggen om hun factuur te bekijken;
  • De facturen en herinneringen worden automatisch uitgestuurd via e-mail;
  • Recurrent factureren is mogelijk;
  • In één oogopslag kan je facturatiehistoriek en kostenhistoriek bekijken;
  • Er is een timetrackingmodule aanwezig die gekoppeld kan worden aan klanten, projecten en facturen.
  • De afhankelijkheid blijft beperkt: ik wil gemakkelijk kunnen veranderen naar een andere oplossing als ik dit ooit zou willen doen.

Zoektocht naar de juiste facturatiesoftware

Er bestaan uiteraard heel veel verschillende aanbieders van facturatiesoftware. Hieronder maak ik een oplijsting van relevante SaaS-bedrijven met focus op facturatie.

Op enkele uitzonderingen na maken zij allemaal gebruik van een maandelijks abonnement waarbij je elke maand een bepaald bedrag betaalt voor de service.

Ben ik er eentje vergeten, mail mij dan gerust op info@varamedia.be en ik voeg hem toe.

Waarom het kiezen van facturatiesoftware zo moeilijk is (door de sterke verwevenheid met je bedrijf)

Bij al deze platformen, die ik in detail analyseerde, maakte ik me deze bedenkingen:

  1. Gelijk welke keuze ik maak, de omschakeling is redelijk ingrijpend omdat facturatiesoftware sterk verweven is met het bedrijf.
  2. Er ontstaat een afhankelijkheid en path dependency (je maakt een keuze voor een lange tijd).
  3. Mijn data staat op servers van de aanbieders. Dat geeft mij een gevoel van afhankelijkheid. Het is daarom extra belangrijk om een hoog vertrouwen te hebben in de levensduur van het platform. Bovendien moet je erop rekenen dat zij hun beveiliging op orde hebben.
  4. De prijzen van de facturatiesoftware-aanbieders kunnen in de toekomst nog stijgen of wijzigen.
  5. Elk facturatieplatform heeft beperkingen, hoe goed of gerenommeerd het ook is. Soms zijn het kleine dingetjes, maar fricties tussen je verwachtingen en wat je echt krijgt zullen er altijd zijn.
  6. Sommige platformen bieden functies aan die ik helemaal niet nodig heb voor mijn KMO. Dit verhoogt de complexiteit en verlaagt ook toegevoegde waarde versus het abonnementsgeld.

Digitale boekhoudpakketten die facturatiesoftware aanbieden

Boekhoudkundige platformen als Exact, Yuki of Octopus bieden ook facturatiemodules. In hun core zijn dit echter boekhoudplatformen en budgettair zitten zij ook in een hogere schaal. Daarom heb ik deze nooit overwogen. Ik polste wel bij mijn eigen boekhoudkantoor wat zij vonden van een Yuki of een Octopus. Hier kreeg ik te horen dat het digitaal boekhouden nog in zijn kinderschoenen staat op bepaalde vlakken, dus dat het momenteel nog niet zonder risico’s op bugs en issues is om over te schakelen naar een volledig digitale boekhouding.

Ik verkende tijdens mijn zoektocht ook ‘self hosted’ facturatiesoftware

In de eerste versie van dit artikel eindigde ik mijn zoektocht met deze ‘self hosted’ software, namelijk FusionInvoice. Dat is een facturatieprogramma dat je eenmalig aankoopt, installeert op een eigen server (ik gebruik Combell en Siteground) en nadien hang je niet vast aan een abonnement.

Ik vond deze formule in het begin ideaal als beginnende zelfstandige met een eenvoudige boekhouding, maar – zo bleek – dit werd veel minder interessant toen ik mijn bedrijf wilde opschalen en doen groeien.

“Say hello to freedom”: de tagline van FusionInvoice. Je installeert de software op je eigen server en het is écht van jou. Je kan hem zelfs whitelabelen.

Alle voordelen van FusionInvoice:

  • FusionInvoice biedt deze belangrijke functies: facturen aanmaken, kosten registreren, uitgebreide financiële rapportages genereren, klanten kunnen zelf een gebruikersnaam en wachtwoord krijgen (om hun facturen te bekijken), timetracking module, recurrent factureren, online betaling via Paypal of Mollie mogelijk, automatische e-mails voor nieuwe facturen en overschreden betaaltermijnen. En nog véél meer functies.
  • Het is self hosted: je kan het op je eigen servers installeren, bijvoorbeeld als subdomein van je hoofddomein. Bijvoorbeeld: finance.mijnbedrijf.be. Het is jouw eigendom: niemand kan je ooit ‘gijzelen’ door bijvoorbeeld prijzen te verhogen, of bepaalde functies te veranderen. Het staat op je eigen server, en het is helemaal van jou.
  • De gebruikersinterface van FusionInvoice is simpelweg geweldig. Heel overzichtelijk, mooie kleuren en heel duidelijke dashboards. Bovendien kan je het whitelabelen met je eigen merknaam, zodat dit een extra professionele indruk geeft naar je klanten toe (als zij op het platform inloggen met hun inloggegevens).
  • Het is open source software: een open community van techneuten werkt voortdurend aan verbeteringen. Er zit geen zware commerciële logica achter. Hierdoor voelt FusionInvoice aan als een gigantische meerwaarde in verhouding tot de investering.
  • FusionInvoice is ook beschikbaar in het Nederlands. Hoewel ik vlot Engels ken, vind ik het toch aangenaam om een dashboard en interface in het Nederlands te hebben.
  • Je betaalt éénmalig een kleine 100 dollar en er is ondersteuning beschikbaar (ik heb dit getest en het supportteam van FusionInvoice antwoordt heel snel en uitgebreid). Eénmalig 100 dollar is een schamel bedrag vergeleken met wat je in ruil krijgt.
  • De installatie is redelijk eenvoudig voor wie ervaring heeft met hosting op basis van cpanel. Geen ervaring hiermee? Contacteer mij of reageer onderaan dit bericht. Ik antwoord je graag via e-mail of ik voeg onderaan dit bericht nog het stappenplan toe hoe FusionInvoice kan geïnstalleerd worden.
Facturatiesoftware Varamedia
Screenshot van mijn nieuwe facturatiesoftware interface.

De nadelen van FusionInvoice Self Hosted Facturatiesoftware:

  • Het dashboard heeft een Nederlandstalige versie, maar het is ‘Nederlands met haar op’.
  • Er is geen klantenondersteuning: loopt er iets mis, bijvoorbeeld een probleem met je server: you’re on your own!
  • De facturatiesoftware is gemaakt voor de Amerikaanse markt, niet de Belgische markt. De facturen zijn dus niet UBL-compatibel, een functie die Belgische facturatieprogramma’s wel aanbieden. Deze UBL-compatibiliteit maakt je boekhouding en dus ook je bedrijf meer flexibel: in enkele muisklikken kan de boekhouder je hele facturatiegeschiedenis overzetten. Dat moet bij FusionInvoice allemaal manueel gebeuren.
  • Betaalt de klant niet? Dan moet je zelf nog zorgen voor een opvolging van de niet-betalers. Heel vervelend en persoonlijk één van mijn minst leuke aspecten aan ondernemen. Dit kan gelukkig geautomatiseerd worden met andere facturatiesoftware die ik later ontdekte.
  • Ik koos ervoor om toch FusionInvoice te stoppen en een Belgisch facturatieprogramma te kiezen (lees verder hieronder). Het gevolg was dat ik alles uit FusionInvoice manueel mocht overzetten. In die zin is dit ook een nadeel: je kan niet gemakkelijk terug veranderen als je eenmaal hebt gekozen voor een programma. Hierdoor ben je als ondernemer eerder geneigd om deze (belangrijke) beslissing wat verder uit te stellen, want hebben wij niet allemaal steeds te weinig tijd? De padafhankelijkheid is met andere woorden groot. In mijn ogen is dit een nadeel bij FusionInvoice, want mocht hier een Customer Support zijn dan had dit omschakelproces misschien minder vervelend zijn geweest.

De facturatiesoftware waarvoor ik koos: Billit

Eerst en vooral: dit is geen gesponsord bericht. Ik word niet betaald door Billit om dit te schrijven 🙂 Maar ik ben ook graag transparant en wil mijn ervaring met Billit niet minder positief afschilderen dan het was. Ik denk dat de groei van mijn bedrijf voor een groot stuk te danken is aan de faciliteiten die Billit aanbiedt.

Zoals ik al zei zat ik vast aan FusionInvoice en zocht ik een beter alternatief, wegens de gekende nadelen van self hosted facturatiesoftware. De nieuwe software moest facturen in UBL-formaat kunnen genereren en iets kunnen doen aan het probleem van de betalingsopvolging.

Hier ontdekte ik Billit, dat deze functies had en bovendien ook een uitzonderlijk goede prijs aanbood. Want dat was ook nog altijd één van mijn basisvoorwaarden: ik wilde een correcte prijs betalen voor deze software maar had ook geen zin om hier grote investeringen in te doen.

Billit had als voordeel dat ze zelfs een gratis versie hebben, en de betalende versie is maar €7,5 per maand voor 25 facturen per maand. Aangezien ik actief ben in een B2B sector zit ik zelden aan 25 facturen per maand. Ok, deal!

Wat mij echt helemaal overtuigd maakte van Billit was de koppeling met KBC: facturen worden automatisch op ‘betaald’ gezet van zodra het geld binnenkomt op de KBC-rekening. Betaalt men toch niet op tijd, dan wordt automatisch een herinnering gestuurd met leesbevestiging. Er is zelfs de mogelijkheid om een factuur naar een deurwaarder te sturen (hoewel ik dit niet gebruikt heb en hopelijk nooit hoef te gebruiken).

Via Billit kan ik ook offertes maken en die vervolgens – indien deze worden aanvaard – inboeken als factuur.

Tot slot is bij Billit ook recurrent factureren mogelijk: nog één van de redenen waarom ik er absoluut van overtuigd ben dat Billit mijn bedrijf mee heeft groot helpen maken. Zelfs mijn recurrente facturen zijn nu allemaal geautomatiseerd. Zo blijft meer tijd over om te ondernemen, niet om administratie in orde te brengen.

En elk kwartaal opnieuw blijkt hoe gemakkelijk Billit het mij maakt, als ik de kwartaalaangifte doe. Ik geef de onkosten binnen en wat inkomsten betreft, haalt mijn boekhouder alles zelf uit Billit. Deze tijdsbesparing heeft een grote impact op de factuur van mijn boekhouder, die gigantisch veel tijd uitspaart – en mij zelf al zei dat ze voortaan dit programma zal aanraden bij haar klanten.

Ik wil even melden dat Billit ook veel concullega’s heeft die ongetwijfeld ook een gelijkaardige service bieden en misschien zelfs verbeteringen hebben waarvan ik me nu nog niet bewust ben. Denk bijvoorbeeld aan spelers als Furoo.eu. Doe dus zeker eerst nog een vergelijking alvorens je definitief beslist, want deze sector verandert snel. Op het moment dat je dit leest, zijn er misschien al nieuwe platformen beschikbaar met nieuwe functies en integraties.

Maar stel dat je als (beginnend) KMO in de B2B-sector nood hebt aan een facturatieprogramma, dan kan je met Billit zeker niets fout doen.

Stel dat je in de B2C-sector zit, zou ik eerder Teamleader aanraden, waarvan ik al heel veel goede dingen hoorde van klanten van mij die in deze sector actief zijn. Enige nadeel van Teamleader: de prijs ligt vele malen hoger.

Conclusie

Conclusie: het loont om te kiezen om een goede facturatiesoftware te nemen. Je kan er je bedrijf gemakkelijker mee scalen. Hoe eenvoudiger facturen en onkosten kunnen worden bijgehouden, hoe meer schaalbaar het bedrijf wordt. Immers: je hebt maar 24 uur op een dag. De kunst van het ondernemen is zoveel mogelijk tijd reserveren voor het echte ondernemen. En administratie en facturatie: dat wil je zo efficiënt mogelijk kunnen organiseren.

Vragen hierover? Mail mij gerust op info@varamedia.be of bezoek mijn WordPress Webdesign, Marketing & Leadgeneratie Agency: www.varamedia.be.